Privacy verklaring

PRIVACYVERKLARING ORIENTEERING VLAANDEREN V.Z.W.

  1. ALGEMEEN

Orienteering Vlaanderen v.z.w. (hierna genoemd OV) hecht veel belang aan de privacy en bescherming van de persoonsgegevens van zijn leden en sympathisanten.

Hiervoor houdt OV zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving GDPR (General Data Protection Regulation).

Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Desgevallend zullen wij per doeleinde vragen om uw uitdrukkelijke, vrije en actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

OV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Orienteering Vlaanderen vzw                         

Tervantstraat 2B, 3583 Paal-Beringen                         

Contact: hello@orienteering.vlaanderen

Ondernemingsnummer: 0430 739 485
RPR afdeling Hasselt

  1. WAAROM WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

OV verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    • Administratie sportfederatie (gerechtvaardigd belang)
    • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
  • Het deelnemen aan competities en tornooien
    • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
    • Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
  • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
  • Organiseren van activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van OV (contractuele grond)
  • Organiseren van deelname aan internationale wedstrijden & stages door elitesporters (gerechtvaardigd belang)
  • Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van OV (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, relevante informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (toestemming)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
    • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)
  1. WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT?

Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.

Identificatiegegevens en contactgegevens:

  • Lid: Naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, geslacht
  • Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:

  • Identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
  • rijksregisternummer (indien nodig voor bestuurders)

Persoonlijke kenmerken:

  • Geslacht, geboortedatum

Financiële bijzonderheden:

  • Rekeningnummer, betalingen

Opleiding en vorming:

  • (Sporttechnische) diploma’s

Gevoelige gegevens:

  • Enkel bevestiging medische geschiktheid (obv medisch protocol – enkel van toepassing voor atleten van het niveau “elite”)

Sportieve gegevens:

  • categorie, inschrijvingen, uitslagen, aanwezigheden

Beeldmateriaal:

  • foto’s, video’s, opnames

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

  1. WIE VERWERKT DE GEGEVENS?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties:

  • Personeel OV: voor OV-leden
  • Clubs lid bij OV: voor hun eigen leden
  • FRSO: voor deelname aan Waalse activiteiten en wedstrijden
  • ABSO-BVOS: voor deelname aan nationale en internationale kampioenschappen en activiteiten
  1. VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan OV verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

OV maakt gebruik van een derde partij voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
  • Het verzorgen van de IT-infrastructuur
  • Het verzorgen van de ledenadministratie
  • Het verzorgen van de wedstrijdresultaten
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het verzekeren van leden, deelnemers en vrijwilligers en verwerking ongevalsdossiers
  • Het bekomen van subsidies via indienen subsidiedossiers bij subsidiërende overheden
  • Het verzorgen van activiteiten, opleidingen en begeleidingen, die we samen met partners of externe begeleiders organiseren
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee OV duidelijke afspraken heeft gemaakt via een verwerkersovereenkomst, contract of deontologische code.

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens voor de intrekking van die toestemming.

Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOF en organisatoren van IOF-wedstrijden en stages voor deelname aan internationale stages & wedstrijden. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

  1. MINDERJARIGEN

OV verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij OV geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan OV om bovenvermelde gegevens te verwerken.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

  1. BEWAARTERMIJN

OV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding en subsidiëring). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

OV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking).

Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van statistisch belang zijn. Daarbij worden de gegevens geanonimiseerd of indien dit niet kan beperkt tot het absolute minimum, rekening houdend met de technische en operationele impact en mogelijkheden.

  1. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens OV kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
  • OV hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
  • Fysieke toegang tot gegevens wordt beperkt tot het strikt minimale.
  • Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
  • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
  • De medewerkers van OV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  1. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die OV heeft ontvangen. U kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan). Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in onze mailings).

OV behoudt zich het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. OV kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

  1. BEELDMATERIAAL

OV maakt tijdens haar activiteiten, opleidingen en wedstrijden foto’s en video-opnames van de deelnemers en aanwezigen. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt in de volledige offline- en online-communicatie van de federatie. OV geeft de desbetreffende fotograaf de toestemming om de gemaakte foto’s eveneens te publiceren via zijn/haar communicatiekanalen. Door in te schrijven voor/deel te nemen aan/aanwezig te zijn op onze activiteiten, opleidingen en wedstrijden geeft u OV toestemming om dit beeldmateriaal te maken en te publiceren. Indien u uitgesloten wenst te worden van deze foto’s/video’s, gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen.

  1. KLACHTEN

Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met Orienteering Vlaanderen v.z.w.

U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

  1. WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

Orienteering Vlaanderen v.z.w. kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 16 juni 2021.

OrienteeringVlaanderen_logo

Schrijf je hier in voor de nieuwsbrief

Je kan je op elk moment uitschrijven voor onze nieuwsbrief via de link in de footer van onze e-mails. Door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief geef je Orienteering Vlaanderen toestemming om de hierboven ingevulde gegevens te gebruiken en verwerken. Deze zullen in geen geval doorgegeven worden voor commerciële doeleinden. Voor meer informatie en onze privacyverklaring kan je terecht op onze website.